Effiziente Geschäftsabläufe mit RPA (Robotic Process Automation)
Inhaltsverzeichnis
Sie interessieren sich für:
- eStandards zur Vernetzung von digitalen Insellösungen und/oder
- zukunftsfähige neue digitale Geschäftsmodelle?
Robotic Process Automation, kurz RPA, eröffnet Ihrem Unternehmen ein breites Spektrum an Optimierungs- und Gewinnpotenzialen. Prozesse effizienter gestalten, Ressourcen für Kernkompetenzen einsetzen, eintönige Tätigkeiten vermeiden und vieles mehr – all dies ist mit RPA bereits heute möglich, gerade in den betrieblichen Bereichen Finanzwesen, HR Management, Customer Service, Beschaffung und Lagerung sowie Vertrieb.
Häufig gestellte Fragen zum Thema "RPA"
Was ist RPA?
Robotic Process Automation ist der Oberbegriff für softwarebasierte Systeme, die Routineaufgaben durch die Nachahmung menschlicher Arbeitsweisen übernehmen, so dass sich menschliche Arbeitskräfte auf die Bereiche, in denen sie der Software überlegen sind, konzentrieren können.
Wie funktioniert RPA?
Für geeignete Unternehmensprozesse werden automatisierte Arbeitsabläufe definiert und die Software (Roboter/Bots) von - menschlichen - Spezialisten entsprechend programmiert. Die Bots interagieren dann mit den unterschiedlichsten Anwendungen. Menschliche Arbeitskraft ist nur noch bei Situationen erforderlich, bei denen der Bot nicht weiter weiß (z.B. unplausible Werte oder fehlende Angaben).
Welche Funktionen übernimmt RPA?
RPA eignet sich z.B. für Datenübernahmeprozesse (Excel-Auswertungen), webbasierte Datenbeschaffungs-/Kontrollabläufe, Zusammenführen von Daten aus unterschiedlichen Programmen, Ausführen von "Wenn X, dann Y, sonst Z"-Anweisungen u.a.m.
Was brauche ich dafür?
RPA benötigt keine "KI", sondern standardisierte und regelbasierte Arbeitsabläufe. RPA wird daher in der Regel konfiguriert und nicht programmiert. Es handelt sich nicht um Digitalsierung, sondern um Automatisierung von regelbasierten und determinstischen Prozessen. KI kann dazu eingesetzt werden, um bspw. Dokumente über OCR- und/oder Natural-Language-Processing-Technologie auszulesen..
Ersetzt der Bot Arbeitsplätze?
Im Zeiten fehlender Fachkräfte wäre ein Ersatz von Arbeitskräften sicherlich nicht sinnvoll. Die eingesparte menschliche Arbeitskraft wird für werthaltigere Tätigkeiten mit menschlichen Kontrollpunkten eingesetzt.
Welche Effekte haben RPA und Prozessautomatisierungen auf das Unternehmen?
Aus der internen Perspektive betrachtet:
- Geringere Kosten
- Schnelligkeit
- Verbesserte Arbeitsbedingungen (glücklichere Mitarbeiter)
- Skalierbarkeit und Wachstum ohneErweiterung der Administration
- Positiver Zwang durch treibende
- Mitarbeiter weitere Prozesse im Unternehmen zu automatisieren
Aus der externen Perspektive betrachtet:
- Attraktiver Arbeitgeber
- Mehr Serviceangebote
- Servicekonsistenz
Wird mein Unternehmen mit RPA attraktiver bei der Generation Z?
Gerade jüngere Berufseinsteiger, die Angehörigen der Generation Z, sind es als sogenannte Digital Natives gewohnt, sich bei der Organisation ihres Privatlebens von digitalen Helferlein unterstützen zu lassen. Dasselbe erwarten sie deshalb auch von ihrem Arbeitsplatz. Mit RPA werden KMU diesen Erwartungen so gerecht wie mit fast keiner anderen Technologie.
Zudem ist die Generation Z bekannt für ihre Aversion gegen Tätigkeiten, die ihr sinnlos erscheinen. Denkt sie an ihr Berufsleben, wünscht sie sich vor allem kreative Aufgaben. Mit RPA können Unternehmen ihnen die Aussicht geben, von den bürotypischen simplen, immer wiederkehrenden und nervtötenden Routinetätigkeiten verschont zu bleiben. Stattdessen winken ihnen Arbeitsplätze, an denen sie sich verstärkt auf anspruchsvolle Aufgaben konzentrieren können, die echten Hirnschmalz erfordern.
Wie unterscheiden sich Bots, was sind Usecases?
RPA ist bisher aus Kostengründen den großen Unternehmen vorbehalten gewesen. Dort wird diese Technologie bereits seit mehreren Jahren eingesetzt. Es ist bei den Bots zwischen attended und unattended zu unterscheiden.
Für KMU ist ein attended Bot, der von einem Menschen für einen sogenannten Usecase (bspw. Aus- und Einlesen sowie Aufbereitung von Daten) angestoßen werden muss. Hingegen übernimmt ein unattended Bot das Auslösen des Usecases selbstständig.
Ein Bot kann eine unendliche Anzahl von Usecases steuern.
Ist RPA in Deutschland bei den KMU angekommen?
Robotic Process Automation (RPA) ist in Deutschland angekommen: Die Hälfte der Firmen hat bereits erste Pilotprojekte angedacht oder umgesetzt. Bei genauerem Hinsehen offenbart sich dabei aber die Regel: je größer, desto RPA, denn diese Quote fällt im Mittelstand deutlich niedriger aus. Nicht einmal jede sechste Firma nutzt dort RPA, bei kleinen Unternehmen sogar nur jedes achte, so das Ergebnis einer aktuellen Studie.
Damit lassen die kleinen und mittelständischen Unternehmen eine große Chancen links liegen: Sie verzichten auf wertvolle Hilfe im „War for Talents“. Im Kampf um die begehrten Nachwuchskräfte sind sie gegenüber den großen Unternehmen erst einmal im Nachteil. Es ist ja kein Geheimnis, dass viele junge Menschen vor allem in den bekannten Konzernen ihre Traumarbeitgeber sehen.
Mit Hilfe von RPA können KMU diesen natürlichen Wettbewerbsnachteil ausgleichen, indem sie sich als moderner und attraktiver Arbeitgeber präsentieren.
Gibt es Berater zu RPA?
Es gibt in Deutschland eine Vielzahl von renommierten Beratungsunternehmen, die ihre Referenzverweise fast ausnahmslos bei Konzernen haben. Wir haben uns seit November 2017 in diese Materie eingearbeitet, unsere eigene Best Practice für Datev-Steuerkanzleien entwickelt und beraten daher nun selbst seit Juli 2019 Unternehmen. Wir leiten Sie in unserer Werkstatt an, sich selbst zu beraten.
Wie teuer ist RPA?
Den ROI haben wir im ersten Jahr erzielt.
So kommt RPA in Ihr Unternehmen
1. Informationen erhalten
Wir informieren Sie über Erfolgsgeschichten sowie Leitfäden von Kammern und Verbänden sowie grundsätzliche Möglichkeiten von Prozessautomatisierungen, Schnittstellen und RPA.
2. Potenziale erkennen
Wir zeigen Ihnen bei uns vor Ort oder über Videokonferenz, wie wir arbeiten und wie Standards im Arbeitsprozess wirken.
3. Potenziale erkennen und Abläufe definieren
Sie lernen in Verbindung mit unseren Schulungen, wie Sie die Optimierunspotenziale in Ihrem Unternehmen selbständig erkennen können. Wir zeigen Ihnen den Weg auf und geben Ihnen einen Leitfaden zur konzentrierten Umsetzung von Standards in Ihrem Unternehmen an die Hand.
4. Umsetzung
Wir unterstützen Sie bei der Definition und Entwicklung Ihrer "RPA-Prozesse".
RPA made by Ferchland
Für DATEV-Steuerkanzleien
Für DATEV-Steuerkanzleien bieten wir im Rahmen der Beratung standardisierte Workflows an, die die kanzleiinternen Prozesse mit der DATEV-Software automatisieren und eine mögliche Grundlage für den Einsatz von RPA bieten. Wir gehen in dieser Beratung einen Schritt weiter als bei den bekannten, am Markt üblichen Beratungen:
Erst automatisieren innerhalb der DATEV-Programme sowie Anpassung der Worklfows in der Kanzlei an die Automatismen der DATEV, dann zeitgleich digtalisieren. Die Nutzung von RPA ist lediglich eine sich anschließende, aber nicht zwingende Option.
Für Unternehmen (KMU)
- Wir informieren Sie über mögliche Verbesserungen und Optimierungen Ihrer eingesetzten Programme und eStandards in Ihrer Branche.
- Wir besprechen mit Ihnen die Möglichkeiten, in welchen Bereichen Ihres Unternehmens mit Ihrem Programm Prozesskostenreduktionen ergeben könnten.
- Wir optimieren mit dem Unternehmen die Prozesse, in dem bspw. die Prozessdurchlaufzeiten reduziert werden.
- Wir automatisieren die Prozesse mit der RPA Software UiPath.
Best Practice: RPA-Einführung bei FERCHLAND
Die Vorarbeit: Analyse
Ausgangspunkt für die Digitalisierung und Automatisierung in unserem Hause war unser ERP-System DATEV.
Wir haben die Prozesse in unserer Kanzlei analysiert und optimiert. Zuerst haben wir alle Prozesse optimiert, die uns gestört haben. Dazu haben wir vorab unsere Kanzlei in EO standardisiert und unter Berücksichtigung aller Hinweise der DATEV überarbeitet. Wir haben einige zuvor genutzte Fremdprogramme durch die Optimierung von DATEV Programmen ablösen können, um den Datendurchfluss zu erhöhen.
Umsetzung: Workflow-Automatisierung in DATEV und Cloud-Nutzung
Innerhalb des DATEV-Systems haben wir sämtliche nützlichen Bordmittel / Automatismen identifiziert und in unsere optimierten Workflows integriert:
- Fakturierung,
- Mandatsannahme und Datenübernahme zu EO,
- App für die Steuerberatungsverträge,
- Anschreiben an Mandanten mit allen notwendigen Add Ins,
- Stammdatenabgleich,
- optimierte Druckpakete mit Jahresübernahme,
- Mandantenerfassungshilfen zur Einkommensteuer und zur Lohnbuchhaltung,
- standardisierter kanzleiweiter Arbeitsplatz,
- Terminkalender,
- Kapazitätenplanung und innerbetriebliche Leistungsverrechnung,
- etc.
Durch Vorschaltung einer eigenen Cloud (Daten-Plattform) haben wir den Informationseingang via Mail mit Anhängen erheblich reduziert. Wir arbeiten über diese Cloud mit den Mandanten zusammen, ohne aber zwingend auf Unternehmen-Online angewiesen zu sein.
Erfolg: Flexibilitäts- und Kapazitätsgewinn
Wir sind nun flexibler, unabhängiger und in den Abläufen standardisierter als bei anderen Steuerberater-Softwareanwendungen, da uns DATEV diese Freiheiten und Wege lässt.
Damit haben wir nun stets einen digitalen (automatisierten) Arbeitstisch, der hinsichtlich Aufgaben und Fristen aller Mitarbeiter transparent ist. Die Verwaltungstätigkeit ist deutlich reduziert und das Arbeiten macht wieder Spaß, da wir unserer Kernkompetenz jetzt nachgehen können. Wir konnten dadurch wertvolle Arbeitszeit einsparen - derzeit ca. 1,5 Arbeitskräfte bei Berücksichtigung aller RPA-Anwendungen. Den ROI bei dem RPA Investment haben wir im ersten Jahr erreicht.
RPA DATEV: Ausdruck Bilanz
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Wir haben den Prozess für den Ausdruck von Jahresabschlüssen Bilanzen und EÜR nebst der Anschreiben an den Mandanten innerhalb der DATEV optimiert. Hier erfolgt der Ausdruck einer Bilanz, sowie die Archivierung der Daten mit einem BOT.
RPA DATEV: Ausdruck Einkommensteuer
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Wir haben den Ausdruck von Steuererklärungen nebst Anschreiben an den Mandanten in der DATEV als Prozess optimiert. Es erfolgt der Ausdruck zur Einkommensteuer, sowie die Archivierung der Daten mit einem BOT.
